Posts by Burçin Bumin | INNOVAKTIF

Google Keep ile artık unutmak imkansız

Yoğun iş ortamında bir çok konuyla uğraşıyoruz. Bazen öyle bir an geliyor ki neyi ne zaman yapacağımızı dahi unutuyoruz. Bu unutkanlıkları yada karmaşıklığı önlemek adına hepimiz belirli yöntemler geliştirmişizdir. Hatta zaman zaman hatırlamak amaçlı görebileceğimiz yerlere küçük hatırlatıcı notlar almışızdır. Fakat bu yöntemler bile tam olarak herşeyi hatırlamamıza yardımcı olmayabiliyor.

Google Keep tam da bu karmaşayı ortadan kaldırmak için sunulan bir uygulama. Google Keep sayesinde aklınızdakileri hızlı bir şekilde not edebilirken, yapmış olduğunuz ayarlarla aldığınız notların istediğiniz zaman istediğiniz yerde hatırlatmasını sağlayabiliyorsunuz. Peki Google Keep’i detaylı olarak nasıl kullanabiliyoruz? Bu uygulamaya nasıl sahip olabiliriz? Gelin beraber bakalım.
[okumaya devam et…]

Google Apps eğitim sürümü ile ders notlarınızı bir klasörde toplayın

editör Burçin Bumin

Google Apps’in eğitim sürümünde birbirinde güzel özellikler bulunuyor. Bunlardan birisi de google drive üzerinden klasör oluşturmak. Bu özellik sayesinde istediğiniz bilgileri bir klasör altında toplayabiliyorsunuz. Yapmış olduğunuz projeleri yada derslerle ilgili yapılan araştırmaları tek tek dokümanlar halinde tutmak yerine oluşturmuş olduğunuz klasörde bu dokümanları bir arada tutabiliyorsunuz. Yine aynı şekilde dokümanlarda olduğu gibi klasörü kimlerle paylaşacağınıza siz karar verirken, klasörü görüntüleyenlere belirli yetkiler atayabiliyorsunuz. Bu sayede tek bir alan altında toplamak istediğiniz bilgilere ulaşması daha kolay ve daha güvenli oluyor.

Örneğin bir kitap konusunda herhangi bir araştırma yapıyorsunuz yada bir proje kapsamında öğrencilerin yapmış olduğu ödevleri değerlendirmeniz gerekiyor. Bunun için tek yapmanız gereken hazırlık a sınıfı şeklinde bir klasör oluşturmak ve hazırlık a ile ilgili çalışmaları bu klasörün altında toplamak. Bu özellik sayesinde elde etmiş olduğunuz notlar yada incelemek istediğiniz kaynaklar karışmazken, istenildiği zaman kolay bulunabilir bir yapıya sahip oluyor. Klasörü paylaşmak istediğiniz kişilerle paylaşmak ise çok kolay bunun için ilgili klasörü tıklayıp paylaş butonuna basmanız ve kimlerle paylaşacağınızı belirlemeniz yeterli . Hazırlık a sınıfı ile ilgili paylaştığınız bir klasör sadece hazırlık a da okuyan öğrencilerin velisi görebilirken, istediğiniz zaman istediğiniz yerden klasöre ulaşarak bilgileri de güncelleyebiliyorsunuz. Siz güncelleme yaptığınızda sistem bunu direkt kaydettiğinden yapmış olduğunuz her değişiklik anlık olarak görüntülenebiliyor.

Google Apps eğitim sürümü ile okullar toplantı notlarına kolayca ulaşıyor

editör Burçin Bumin

Google Apps uygulamasının vazgeçilmez bir parçası olan Google Dokümanlar’ın kullanıcılarına sağladığı imkanlar tek bir seçenekle sınırlı kalmıyor. Google Dokümanlar üzerinden birçok işlem gerçekleştirebilirsiniz.

İş hayatımızda yoğun olarak kullandığımız Google Apps, eğitim kurumlarınada büyük katkılar sağlıyor. Google Apps bu yönüyle, eğitim kurumlarında düzenli bir çalışma programı sağlarken diğer bir yandan da zamanla oluşabilecek bilgi kayıpları ortadan kaldırıyor. Nasıl mı? Gelin bunu bir örnekle açıklayalım.

Her okulda belirli aralıkla toplantılar düzenlenir. Bu toplantılarda alınan kararlar düzenlenerek bir dosyada saklanır. Bu dosyalara ulaşılmak istenildiğinde zaman zaman iletişim sorunları yaşanabilir. Çünkü yoğun çalışma ortamında insanlar aynı anda birbirlerine zaman ayıramayabilirler. Toplantı notlarına ulaşabilmek için kişilere bağlı kalmamak adına bu notlar Google Drive’da doküman oluşturularak ilgili kişilerle paylaşılır.

Google Drive’da doküman olarak oluşturulan toplantı notları istenildiği zaman ulaşılabilir bir yapıda olduğundan bu notlara göre çalışma yapmak isteyen kişiler, istedikleri zaman istedikleri yerden bu dokümana ulaşarak çalışabilirler. Toplantı notlarının kimlerle paylaşılacağını doküman sahibi belirleyebilirken, bu dokümanda değişiklik yapmasını istediği kişilere de doküman düzenleme yetisi verebilir. Böylece dokümanın güvenliği sağlanmış olur.

Google dokümanlarda tutulan bu notların hiç bir zaman kaybolma riski yoktur. Google Drive üzerinde oluşturulmuş olan dokümanlar her zaman ulaşılabilir bir yapıya sahiptir. Bulut üzerinde oluşturulan bu ortam, dosyalarda tutulan toplantı notları ile kıyaslandığında oluşabilecek kağıt karmaşası da ortadan kalkmış olur. Her hangi bir kişiye bağlı olmaksızın verilen yetki dahilinde ulaşabildiğiniz bu notlar sayesinde çalışmalarınıza hız kazandırarak, zamandan da tasarruf etmiş olursunuz.

E-tablolar artık çevrimdışı da çalışıyor

editör Burçin Bumin

Google dokümanlarınızı, e-tablolarınızı ve sunularınızı artık internet bağlantınız olmadığında da görüntüleyebilir ve kontrol edebilirsiniz. İnternet bağlantınız olmadığında dokümanlarınızı düzenleyebileceğiniz gibi aynı zamanda artık yeni sürüm ile birlikte e-tablolarınızı da düzenleyebileceksiniz. Uçak ve tren seyahati gibi internetsiz ortamlarda rahatlık sağlayan bu özellik kullanıcılar için fazlasıyla yararlı olacak. Böylelikle internet bağlantısı olmadan işlerinizi yapabileceksiniz.

Peki Google dokümanları çevrimdışı kullanmak için ne yapmak gerekiyor? Yeni sürümle gelen bu özellik, çok kısa sürede aktif hale geliyor. Bu işlem için tek yapmanız gereken drive.google.com adresine gidip sol kısımda yer alan daha fazla butonunu tıkladıktan sonra çevrimdışı çalışın kutucuğunu seçmek. Bu seçimi gerçekleştirdikten sonra açılan sayfada çevrimdışı erişimi etkinleştir yazısını tıklamanız gerekiyor. Tüm bu işlemler sadece 1 dakikanızı alıyor. Ancak unutulmaması gereken bir kaç detay var. Kendi hesabınızdan giriş yapıp, çevrimdışı çalışı etkinleştirdiğiniz halde işlemi yaptığınız bilgisayardan başka bir bilgisayarda çevrimdışı çalışmak istediğinizde tekrardan bu işlemi tekrarlamanız gerekiyor. Çünkü, çevrimdışı çalışma özelliği sadece etkinleştirilen bilgisayarda aktif oluyor yani çevrimdışı çalış özelliği hesabınızla değil kullanılan bilgisayarda yapılan ayarlarla ilgili bir durum.

Uygulama şuan için sadece Chrome’da çalışıyor. Çevrimdışı çalışırken güvenlik açısından dokümanlarınıza erişim sağlanmaması için bu işlemi kendi bilgisayarlarınızda yada koruma şifresi bulanan bilgisayarda gerçekleştirin. Çevrimdışı çalış ayarları aktif olan bilgisayarlarda google dokümanlarınıza, e tablolarınıza sizin gibi başkaları da erişebilir. Bu tarz güvenlik sorunları yaşamamak için ortak kullanılan bilgisayardan çevrimdışı çalış özelliğini etkinleştirmeyin.

Yıllık ders planlarınızı Google Apps eğitim sürümü ile hazırlayın

editör Burçin Bumin

Google Apps hayatımızın her alanında kullanılan bir uygulama haline geldi. Şirketler tarafından yoğun olarak kullanılan Google Apps artık okularda da verimli çalışmanın destekleyicisi olarak görülüyor. Peki okullarda neden Google Apps kullanmalıyız? Gelin birlikte inceleyelim. Öğretmenlerin verimliliğine ve öğrencilerin projelere katılımına büyük etkisi olduğu düşünülen bu uygulamanın birçok özelliği bulunuyor. Bunlardan birincisi; Google Drive

Yıllık ders planlarınızı ortaklaşa hazırlayabilirsiniz

Google Drive’ın sağladığı ortak çalışma özelliği sayesinde drive üzerinden oluşturulmuş olan bir dokümanda öğretmenler yıllık planlarını hazırlarken, aynı plan üzerinden işlem yapmak isteyen meslektaşları ile de bu dokümanı paylaşabilirler. Böylelikle paylaşım yetkisi bulunan kişiler, istedikleri yerden yada istedikleri cihazdan ilgili dokümana giriş yapıp karşılıklı olarak yıllık plan üzerinden çalışabilirler.

Yıllık planda çalışma yapan kişiler, gerekli gördükleri yerleri işaretleyerek, metin üzerinde yorum yapma yetkisine sahiptirler. Dokümanda düzeltilmesi gereken yada eklenmesi gereken notlar var ise bunlar yorum yapılarak belirtilir. Doküman üzerinde yapılan yorumlar ilgili kişiye mail olarak iletilirken, dokümanı açtığında da kimin nereye ne yorum yaptığını görebilir. Böylelikle doküman üzerinden çalışacak olan kişiler birbirlerinden bağımsız olarak kolaylıkla çalışırken, gerekli gördükleri noktada yorumlarla ilgili dokümana notlar düşebilirler.

Google Drive üzerinden hazırlanan yıllık ders planlarında kişiye bağlı kalınmadığından hızlı ve verimli sonuçlar alınır. Kağıt üzerinde hazırlanan dokümanlarla kıyaslandığında, oluşabilecek kağıt israfı ortadan kalkmış olur.

Yenilenen Google E-tablolara hangi özellikler eklendi?

editör Burçin Bumin

İşyerinizdeki veri analizlerini yada kişisel mali durumunuzu takip etmek için tablo oluşturmaya çalışıyorsanız, Google’ın sunduğu yeni sürümle Google E-Tablolar, bu konuda size çok yardımcı olacak. Yeni sürüm sayesinde ister çevrimiçi ister çevrimdışı olun e-tablolarınızı oluşturabilir ve düzenleyebilirsiniz. Bunlardan farklı olarak, sunulan yeni sürüm sunduğu yeni işlevler sayesinde kullanıcılarına bir çok kolaylık sağlıyor. Şimdi e-tablolarının yeni sürümündeki özelliklere gelin beraber bakalım.

Çevrimdışı çalışma:

İnternet bağlantınız olmasa bile çevrimdışı erişim özelliğini ayarladıktan sonra e-tablolarınızı internetsiz ortamda oluşturabilir yada düzenleyebilirsiniz.

Hız:

Formül karmaşıklığı ve e-tablo boyutuna ilişkin sınırların birçoğu yeni e-tablolar sayesinde ortadan kalktı. Yeni e-tablolar eskisine nazaran artık daha hızlı yükleniyor. Bunun yanı sıra kaydırma işlemlerini daha hızlı gerçekleştirebiliyorsunuz.

İyileştirilmiş formül düzenleme:

Karmaşık formüller oluşturmanız gerektiğinde artık size yardımcı olacak yeni işlev düzenleme araçları var. Yeni işlev düzenleme araçları sayesinde artık formül oluşturmak daha kolay. Formül yazımı sırasında herhangi bir hata yaptığınızda artık hataları nasıl düzelteceğinize dair e tablo araçları sizi yönlendiriyor olacak.

Yeni e-tablo işlevleri:

Yenilenen e-tablo sürümüyle birlikte önceden kullanılamayan işlevleri de kullanabiliyorsunuz. Bu sayede SUMIFS, COUNTIFS ve AVERAGEIF gibi işlevler artık kullanılabilir durumda.

Filtre görünümü:

Önceden filtreleme özelliğini uyguladığımızda yapılan değişiklik tüm doküman sahiplerine de aktarılıyordu. Yenilenen sürümle birlikte filtreleme özelliğine de yenilik getirildi. Bu özellik sayesinde doküman sahiplerinin gördüğü e-tablo değişmeden siz çalışmanızı istediğiniz gibi filtreleyebilirken, bu çalışmayı kaydedebilirsiniz.

Geliştirilmiş ve iyileştirilmiş koşullu biçimlendirme:

E-tablonuzda hücre içeriklerinde ve formüllerin temelinde biçimlendirmeler uygulayabilirsiniz.

Google E-Tablolar’ın yeni sürümünü kullanmanız için yapmanız gerekenler;

Google Drive’ı açarak ekranın sağ üst köşesinde bulunan menüye tıklayın ve ardından Ayarlar’ı seçin. Düzenleme sekmesine tıklayarak “Yeni Google E-Tablolar’ı deneyin” yazısının yanındaki onay kutusunu işaretleyin.

Eğitim kurumları hızla Google Apps’e geçiyor

editör Burçin Bumin

Google Apps’in işletme sürümü giderek yaygınlaşmaya başlarken, artık Google Apps’in sunduğu faydalardan eğitim kurumları da yararlanmaya başladı. Google Apps’in eğitim kurumlarına sunduğu imkanlara baktığımızda, ilerleyen dönemlerde okullarda daha etkin olarak kullanılacağı görülüyor. Google Apps eğitim sürümü sayesinde artık kurumlar düşük maliyetlerle hızlı ve etkin çözümlere sahip olabiliyorlar.

Google Apps’ın faydaları

Google Drive;

Eğitim kurumları Google Drive sayesinde müfredat belgeleri, yıllık yapılan okul planlamaları vb belgelere kolaylıkla ulaşabilirler. Bu belgelere ulaşmak için herhangi bir sınırlandırma yoktur. Eğitmenler istedikleri platformdan ( pc, tablet, telefon), istedikleri yerden bu belgelere ulaşıp çalışabilirler. Google Drive’da sunulan tek doküman üzerinden 50 kişiye kadar ortak çalışma imkanı sayesinde, eğitmenler tek bir doküman üzerinden ortaklaşa çalışabilirler. Drive üzerinden oluşturulabilen formlar, tablolar sayesinde daha hızlı bir çalışma sistemi sağlanmış olurken, rahatlıkla belge oluşturup bu belgeleri istedikleri kişilerle paylaşabilirler. Google formlar sayesinde istenildiği zaman online sınavlar düzenlenebilir.

Google Plus;

Eğitim kurumları Google Plus aracını etkinlerini paylaştıkları bir sosyal ağ olarak kullanabilirler. Kuruma ait düzenlenen etkinlikler, derslerde çekilen fotoğraflar yada ders kaynağı olarak yararlanılacak videolar rahatlıkla bu kanal yüklenerek depolanabilir. Google Plus’a yüklenen bu görsel içerikler belirlenen kişilerle anlık olarak paylaşılabilir.

Gmail;

Bu uygulama her ne kadar basit bir mail uygulaması olarak gözükse de eğitim kurumlarına büyük kolaylıklar sağlıyor. Mail uygulaması sayesinde kullanıcılarınızın hepsine kurumunuzun uzantısıyla g mail alt yapısıyla çalışan mail hesapları açabiliyorsunuz. Yani bu sistem sayesinde mail server tutmak zorunda kalmıyorsunuz. Kullanıcı dostu ara yüz sayesinde eğitim kurumunuz içerisinde kullanacağınız mail grupları için fazla zaman harcamak zorunda kalmıyorsunuz.

Sağlanan tüm bu imkanlar sayesinden kontrollü, sistematik bir şekilde işlerinizi yaparken,zamandan da tasarruf etmiş olursunuz.

Google Apps bilgi işlem maliyetlerinizi azaltıyor

editör Burçin Bumin

Google Apps nedir?

Google Apps e-posta barındırma, elektronik doküman yönetimi, takvim, video konferans ve sohbet gibi iletişim çözümlerini tüm çalışanlarınız için tek bir yerde sunan bir Google ürün setidir.

Google Apps size ait bir alan adı üzerinde çalışır. Sunduğu hizmetler için hiçbir özel donanım, altyapı ya da insan kaynağı gerektirmez dolayısıyla bilgi işlem maliyetlerinizi düşürür.

Google Apps ile neler kazanırsınız?

Çalışanlarınızın ofis bağımlılığı neredeyse ortadan kalkacak. Google Apps ile ekip arkadaşlarınız diledikleri yerden çalışabilecekler.
Google Takvim ile işinizi organize etmek çok kolay olacak. Mobil kullanımı sayesinde hiçbir gündemi kaçırmayacaksınız.
Google Hangout ile artık toplantılar için ofise gelmeye gerek kalmayacak. 15 kişiye kadar video konferansları kolayca yapabileceksiniz. Hangout özellikleri sizi çok şaşırtacak.
Tüm dokümanlarınıza Google Drive ile her yerden erişebileceksiniz. Bilgisayarınızın kaybolması ya da bozulması dahi işlerinizi kesintiye uğratmayacak.
Tüm ofis dökümanları (metin, tablo, sunum vb.) birden çok çalışan tarafından aynı anda düzenlenebilecek. Ortak çalışma araçları ile zaman kazanacaksınız.
E-posta kotanızı artık dert etmeyeceksiniz. Çalışan başı 25GB alan ile artık e-posta silmek zorunda kalmayacaksınız.
Spam (önemsiz) e-postalara karşın en gelişmiş koruyucu sistem Gmail’de. Artık spam e-postaları unutun.
Tüm Google Apps ürünlerinin hepsi aynı zamanda akıllı telefonunuzda çalışır olacak.

Gmail güncellemesiyle tanıdığınız daha çok kişiye ulaşın

editör Burçin Bumin

Şu zamana kadar hiç e-posta göndermediğiniz birisine e-posta göndermek isteyebilirsiniz. Gmail yapmış olduğu yeni güncellemeyle artık e-posta gönderirken kullanıcılarına bu konuda kolaylık sağlıyor. Bu haftadan itibaren şu zamana kadar e-posta alışverişi yapmamış olsanız bile Google+ bağlantınızı alıcı olarak gösterecek. Blog sayfasından yapılan açıklamaya göre bu güncelleme sayesinde sizde ekli olmayan kullanıcılara da kolaylıkla e-posta gönderebileceksiniz.

Bu özelliği e-posta adresleriyle nasıl çalıştırabiliriz ?

E-postalarınızı Google+ bağlantılarında paylaşmanız,gizlilik ayarları konusunda pek güvenli olmayabilir. Bu yüzden gizliliği korumak adına daha farklı bir yapı ile çalışacak. Siz e-posta gönderene kadar Google+ bağlantılarınız, sizin e-posta adresinizi görmeyecek. Sizde onların e-posta adreslerini ancak onlar sizin e-postanızı yanıtlayınca görebileceksiniz. Böylelikle e-posta güvenliğiniz korunmuş olacak.

Çevrelerinizde ekli olmayan kullanıcılardan e-posta alma

Çevrelerinizde ekli olmayan kullanıcılardan birisi size e-posta gönderdiğinde gelen kutusunun Sosyal bölümünde e-postayı görebilirsiniz. E-postayı görmek için bu özelliğin etkin olması gerekir ve bu bölüme girecek şekilde filtrelenir. Başka bir ileti dizisi başlatabilmeniz için gelen e-postayı yanıtlamanız ve kullanıcıyı çevrelerinize eklemeniz gerekmektedir. Bu sayede kullanıcıyla başka bir ileti dizisinde konuşabileceksiniz.

Kimlerin sizinle iletişim kuracağını nasıl kontrol edebileceksiniz ?

Masaüstü bilgisayarınızdaki yeni Gmail ayarı sayesinde kişilerin size ulaşıp ulaşmayacağı gibi kontrolleri tamamen siz ayarlayabileceksiniz. Böylece size mesaj atmasını istemediğiniz kişiler size ulaşamayacaklar.

Eğitim’de Google Apps kullanımı

editör Burçin Bumin

Son yıllarda Google Apps kullanıcılarının sayısı 20 milyonu geçti. Bu kitleyi genel olarak öğrenci, öğretmen ve çalışanlar oluşturuyor. Google Apps’in sağladığı faydalara bakılınca ilerleyen dönemlerde Google Apps’in, eğitim kurumları için vazgeçilmez bir uygulama olduğunu anlaşılacak.

Dokümanlar üzerinden online çalışma, ortak takvim kullanımı gibi bir çok uygulamayla hizmet veren Google Apps’i üniversiter ücretsiz olarak kullanabiliyor. Teknoloji yakından takip eden eğitim kurumları kendilerine ait Google Apps uygulamalarını özelleştirerek, 30.000 kullanıcıya kadar kullanabiliyorlar.

Google Apps’te neler bulunuyor ?

Google Apps, uygulamalarının içinde Google Mail, Google Docs/Drive (belgeler), Google Calendar (takvim), Google Groups (gruplar) bulunuyor. Google Docs ise bu uygulamaların en güçlü kaynağı. Çizelge ve sunumlarınızı kolaylıkla sağlayabildiğiniz bir web ortamı yaratan Google Apps, kullanıcıların anında ve güvenli bir şekilde dosya oluşturmasına da imkan sağlıyor. Ayrıca bu ortamda herhangi bir formatta olan dosyalarınızı saklamak için de 5 GB depolama alanı sunuluyor.

İsteğinize göre düzenleyebileceğiniz Google Apps paketindeki standart uygulamalarının yanında bir de Marketplace’den alabileceğiniz web tabanlı uygulamalarla Google Apps uygulamanızı özelleştirebilirsiniz. Eğitim alanında hizmet veren web tabanlı bir çok uygulamayı da Google Apps sisteminize entegre ederek kullanabilirsiniz.