Google Apps uygulamasının vazgeçilmez bir parçası olan Google Dokümanlar’ın kullanıcılarına sağladığı imkanlar tek bir seçenekle sınırlı kalmıyor. Google Dokümanlar üzerinden birçok işlem gerçekleştirebilirsiniz.
İş hayatımızda yoğun olarak kullandığımız Google Apps, eğitim kurumlarınada büyük katkılar sağlıyor. Google Apps bu yönüyle, eğitim kurumlarında düzenli bir çalışma programı sağlarken diğer bir yandan da zamanla oluşabilecek bilgi kayıpları ortadan kaldırıyor. Nasıl mı? Gelin bunu bir örnekle açıklayalım.
Her okulda belirli aralıkla toplantılar düzenlenir. Bu toplantılarda alınan kararlar düzenlenerek bir dosyada saklanır. Bu dosyalara ulaşılmak istenildiğinde zaman zaman iletişim sorunları yaşanabilir. Çünkü yoğun çalışma ortamında insanlar aynı anda birbirlerine zaman ayıramayabilirler. Toplantı notlarına ulaşabilmek için kişilere bağlı kalmamak adına bu notlar Google Drive’da doküman oluşturularak ilgili kişilerle paylaşılır.
Google Drive’da doküman olarak oluşturulan toplantı notları istenildiği zaman ulaşılabilir bir yapıda olduğundan bu notlara göre çalışma yapmak isteyen kişiler, istedikleri zaman istedikleri yerden bu dokümana ulaşarak çalışabilirler. Toplantı notlarının kimlerle paylaşılacağını doküman sahibi belirleyebilirken, bu dokümanda değişiklik yapmasını istediği kişilere de doküman düzenleme yetisi verebilir. Böylece dokümanın güvenliği sağlanmış olur.
Google dokümanlarda tutulan bu notların hiç bir zaman kaybolma riski yoktur. Google Drive üzerinde oluşturulmuş olan dokümanlar her zaman ulaşılabilir bir yapıya sahiptir. Bulut üzerinde oluşturulan bu ortam, dosyalarda tutulan toplantı notları ile kıyaslandığında oluşabilecek kağıt karmaşası da ortadan kalkmış olur. Her hangi bir kişiye bağlı olmaksızın verilen yetki dahilinde ulaşabildiğiniz bu notlar sayesinde çalışmalarınıza hız kazandırarak, zamandan da tasarruf etmiş olursunuz.