Google Dokümanlar | INNOVAKTIF

Google Drive’ın yeni sürümünü denediniz mi?

Google Drive’da yapılan yeni güncelleme ile artık daha hızlı kullanılabiliyor. Yapacağınız işlemlerin neredeyse hepsini tek bir tuş ile gerçekleştiriyorsunuz. Yeni sürümle birlikte Google Drive’da yapılan değişiklikler ise şöyle;

Artık tek bir tuşlama ile dosya oluşturabiliyor, ekleyebiliyor ve yükleyebiliyorsunuz.
Sizlerle paylaşılmış olan dosya veya klasörleri artık daha rahat bulabiliyor ve ulaşabiliyorsunuz.
Tek tıklayarak bir dosyayı seçebildiniz gibi çift tıkla seçmiş olduğunuz dosyayı açabiliyorsunuz.
Masaüstü bilgisayarlarda yaptığınız gibi dosya ve klasörü sürükleyip bırakabiliyorsunuz.

Dosya ve klasör oluşturma

google drıve dosya yukleme Google Drive yeni sürümü ile artık dosya yüklemek ve oluşturmak çok kolay. ‘‘New’’ butonunu tıklayarak, dilediğiniz dosyayı oluşturabilir ya da yükleyebilirsiniz. Aşağıda yer alan simgelerden herhangi birini tıklayarak dilediğiniz işlemi gerçekleştirebilirsiniz.
[okumaya devam et…]

Mail sisteminizi yönetmek için daha az zaman harcayın

editör Burçin Bumin

Şirketler için önemli olan kurumsal mail sistemlerindeki verilerin güvenliği ve bu verilerle hızlı, kesintisiz bir şekilde çalışabilmektir. Fakat çoğu şirket kullandıkları mail sistemlerinden dolayı kaynaklı sorunlar yaşar. Bu sorunlar ciddi sayıda maillerin spama düşmesi, zararlı içerikli mailler alınması, sürekli yaşanan hizmet kesintileri, düşük kapasiteli mail kutuları, arşivlemede yaşanan yetersizlik, mobil cihazlarla entegrasyon sorunu olarak sıralanabilir.

Google-Apps-İşletme-Sürümü-innovaktif

[okumaya devam et…]

Okyanus Koleji e-posta ve döküman yönetimini Google Apps ile buluta taşıdı

editör Burçin Bumin

okyanus koleji basari-hikayaleri Okyanus Koleji Web ve Yazılım Yönetmeni Tuncay Tekin ile Google Apps Education hakkında konuştuk.

Google Apps Education, Google tarafından okullara sunulan, entegre iletişim ve ortak çalışma çözümüdür.

Eğitim faaliyetine 2004 yılında, başlayan Okyanus kolejinin hızla büyüyerek eğitim seferberliğini devam ettiğini görüyoruz. Kısa zamanda bu kadar büyüme gösteren bir okul nasıl bir IT departmanına sahip?

Büyüyen bir kurumun gün geçtikçe değer kazanan ve genişleyen bir Okyanus IT birimine sahibiz. Bunun ile beraber sitemizdeki yenilikler de gelişim konusunda bizi tetikliyor.

Okul olarak, gerçekçi ve bilimsel bilgilere dayanan, teknolojik gelişmeleri takip eden bir yapı içerisinde ilerliyorsunuz. Bunu yakın zamanda Google Apps Education uygulamasını kullanmaya başlayarak da gösterdiniz? Peki Google Apps Education uygulamasına geçince IT departmanınızda nasıl bir değişim yaşandı?

Google Apps Education ile sadece IT departmanımız değil, tüm kurumumuzun iletişim ağı hızlandı ve kullanıcı potansiyelimiz arttı. Eski sistemimizde pek çok kullanıcımız sıkıntılı bir şekilde e-posta ve bilgi alışverişi yaptıkları için kurumsal e-posta adreslerini kullanmak dahi istemiyorlardı.

Google Apps Education uygulamasına geçmeye, öncesinde yaşanan bu sorunlar mı sizi zorladı?

Tabi. Genelde iletişimde ve hatalardaki geri bildirimlerdeki eksiklikler bazen kullanıcıyı çok acil olmasa bile e-postadan sonra telefon ile arama zorunluluğunda hissettiriyordu. Ayrıca aynı dosya üzerinden sürdürülen çalışmalar eş zamanlı olarak yapılamadığından ortada bir doküman karmaşası yaşanabiliyordu.

Google Apps Education sadece IT departmanında mı bir rahatlama yaşattı? Yoksa sağladığı mobilite eğitim alanında da size kolaylıklar sağladı mı?

Okyanus Kolejleri olarak, Google Apps Education uygulamasını ağırlıklı kurum içinde iletişim ve bilgi paylaşımında kullanıyoruz. Bu yönü ile doğru ve güvenilir bilgi paylaşımı konusunda IT birimine katkısı oldukça fazla oldu.

Mobilite kapsamında Google Apps Education’ın size sağladığı kolaylıklardan biraz bahseder misiniz?

Mail iletişiminin hızı yanında kullandığımız gruplar, paylaşabildiğimiz drive dökümanlar, takvim gibi uygulamalar sayesinde daha aktif bir şekilde iletişim halindeyiz. Bu sebeple hem eğitim hem de diğer unsurlarımızı daha aktif ve hızlı bir şekilde kullanabiliyoruz.

Hangout ile çalışmak öğrencilerinize ve öğretmenlerinize neler sağladı?

Senkron olarak anlık iletişim kurmaları konusunda hem öğretmenlerimize hemde öğrencilerimize katkısı olduğunu söylemek mümkün.

Google Apps Education’ın tüm bu sağladıklarının yanında maliyet olarak değerlendirdiğinizde neler söylersiniz?

Müşteri memnuniyetini ilke edinmiş bir eğitim kurumu olarak, eğitim alanında bize katkı sağlayabilecek her türlü uygulamayı takip etmeye çalışıyoruz. Bu konuda Google Apps Education uygulamasını bize katkıları yadsınamayacak kadar çok. Bu yönü ile düşündüğümüzde, bizim için maliyetinin hakkını fazlası ile verdiğini söyleyebilirim.

Okullar iletişimde sürekliliği Google dokümanlarla sağlıyor

editör Burçin Bumin

Google dokümanlar üzerinde yapılan değişiklikler anlık olarak kaydediliyor. Bu sayede doküman üzerinden yapılan tüm değişiklikleri anlık olarak görebiliyorsunuz.

Okullarda yapılacak olan etkinliklerin değişimi ya da iptal edilen toplantıların bilgisine Google dokümanlar üzerinden ulaşabiliyorsunuz. Bu sayede iletişim ağında herhangi bir aksaklık yaşanmazken, velilerle daha hızlı bilgi akışı sağlayabiliyorsunuz.
[okumaya devam et…]

Google Apps eğitim sürümü ile okullar toplantı notlarına kolayca ulaşıyor

editör Burçin Bumin

Google Apps uygulamasının vazgeçilmez bir parçası olan Google Dokümanlar’ın kullanıcılarına sağladığı imkanlar tek bir seçenekle sınırlı kalmıyor. Google Dokümanlar üzerinden birçok işlem gerçekleştirebilirsiniz.

İş hayatımızda yoğun olarak kullandığımız Google Apps, eğitim kurumlarınada büyük katkılar sağlıyor. Google Apps bu yönüyle, eğitim kurumlarında düzenli bir çalışma programı sağlarken diğer bir yandan da zamanla oluşabilecek bilgi kayıpları ortadan kaldırıyor. Nasıl mı? Gelin bunu bir örnekle açıklayalım.

Her okulda belirli aralıkla toplantılar düzenlenir. Bu toplantılarda alınan kararlar düzenlenerek bir dosyada saklanır. Bu dosyalara ulaşılmak istenildiğinde zaman zaman iletişim sorunları yaşanabilir. Çünkü yoğun çalışma ortamında insanlar aynı anda birbirlerine zaman ayıramayabilirler. Toplantı notlarına ulaşabilmek için kişilere bağlı kalmamak adına bu notlar Google Drive’da doküman oluşturularak ilgili kişilerle paylaşılır.

Google Drive’da doküman olarak oluşturulan toplantı notları istenildiği zaman ulaşılabilir bir yapıda olduğundan bu notlara göre çalışma yapmak isteyen kişiler, istedikleri zaman istedikleri yerden bu dokümana ulaşarak çalışabilirler. Toplantı notlarının kimlerle paylaşılacağını doküman sahibi belirleyebilirken, bu dokümanda değişiklik yapmasını istediği kişilere de doküman düzenleme yetisi verebilir. Böylece dokümanın güvenliği sağlanmış olur.

Google dokümanlarda tutulan bu notların hiç bir zaman kaybolma riski yoktur. Google Drive üzerinde oluşturulmuş olan dokümanlar her zaman ulaşılabilir bir yapıya sahiptir. Bulut üzerinde oluşturulan bu ortam, dosyalarda tutulan toplantı notları ile kıyaslandığında oluşabilecek kağıt karmaşası da ortadan kalkmış olur. Her hangi bir kişiye bağlı olmaksızın verilen yetki dahilinde ulaşabildiğiniz bu notlar sayesinde çalışmalarınıza hız kazandırarak, zamandan da tasarruf etmiş olursunuz.

Yıllık ders planlarınızı Google Apps eğitim sürümü ile hazırlayın

editör Burçin Bumin

Google Apps hayatımızın her alanında kullanılan bir uygulama haline geldi. Şirketler tarafından yoğun olarak kullanılan Google Apps artık okularda da verimli çalışmanın destekleyicisi olarak görülüyor. Peki okullarda neden Google Apps kullanmalıyız? Gelin birlikte inceleyelim. Öğretmenlerin verimliliğine ve öğrencilerin projelere katılımına büyük etkisi olduğu düşünülen bu uygulamanın birçok özelliği bulunuyor. Bunlardan birincisi; Google Drive

Yıllık ders planlarınızı ortaklaşa hazırlayabilirsiniz

Google Drive’ın sağladığı ortak çalışma özelliği sayesinde drive üzerinden oluşturulmuş olan bir dokümanda öğretmenler yıllık planlarını hazırlarken, aynı plan üzerinden işlem yapmak isteyen meslektaşları ile de bu dokümanı paylaşabilirler. Böylelikle paylaşım yetkisi bulunan kişiler, istedikleri yerden yada istedikleri cihazdan ilgili dokümana giriş yapıp karşılıklı olarak yıllık plan üzerinden çalışabilirler.

Yıllık planda çalışma yapan kişiler, gerekli gördükleri yerleri işaretleyerek, metin üzerinde yorum yapma yetkisine sahiptirler. Dokümanda düzeltilmesi gereken yada eklenmesi gereken notlar var ise bunlar yorum yapılarak belirtilir. Doküman üzerinde yapılan yorumlar ilgili kişiye mail olarak iletilirken, dokümanı açtığında da kimin nereye ne yorum yaptığını görebilir. Böylelikle doküman üzerinden çalışacak olan kişiler birbirlerinden bağımsız olarak kolaylıkla çalışırken, gerekli gördükleri noktada yorumlarla ilgili dokümana notlar düşebilirler.

Google Drive üzerinden hazırlanan yıllık ders planlarında kişiye bağlı kalınmadığından hızlı ve verimli sonuçlar alınır. Kağıt üzerinde hazırlanan dokümanlarla kıyaslandığında, oluşabilecek kağıt israfı ortadan kalkmış olur.

Google hesabına giriş yapmadan dokümanlar nasıl görüntülenir?

editör Burçin Bumin

Bir önceki yazımızda Google tarafından yapılan açıklamaya göre, Google dokümanlara ulaşmak için artık Google hesabı sahibi olma zorunluluğunun gerekmediğini duyurmuştuk. Peki Google drive üzerinden oluşturduğumuz bir dokümanı, sunumu vb nasıl Google hesabı olmayanlarla paylaşabiliriz. Bunu için yapmamız gereken, drive.google.com adresine giriş yaparak, paylaşmak istediğimiz dokümanı seçmek ve paylaş seçeneğini tıkladıktan sonra görünürlük özelliklerinden oluşturmuş olduğumuz dokümanı kimlerle paylaşacağımız belirlemek. Bunun için 3 seçenek bulunuyor. Bu seçenekler; “Gizli”, “Bağlantıya sahip olan herkes” veya “Web üzerinde herkese açık.” Bu seçeneklerden bağlantıya sahip olan herkes veya web üzerinde herkese açık sekmelerinden birini seçerseniz, paylaştığınız bağlantıyı görüntüleyebilmek için kullanıcıların Google hesabına sahip olması gerekmiyor. Bu iki seçeneğin birbirinden bir farkı bulunuyor. Web üzerinde herkese açık seçeneğini seçerseniz, paylaştığınız bağlantıyı herkes görüntüleyebilirken, bağlantıya sahip herkes seçeneğini seçerseniz, sizin paylaşım izni verdiğiniz kişiler paylaştığınız dokümana erişebilir.

Google hesabına girmeden doküman görüntüleme özelliği

editör Burçin Bumin

Google hesabınızda bulunan sunum ve dokümanlarınızı diğer kullanıcılarla paylaşmanız için artık hesabınıza giriş yapmanıza gerek kalmadı. Google yayınladığı bu güncelleme ile hesabı olmayan kullanıcılarda hizmetlerden yararlanabilecekler.

Google üzerinden hesabı olmayan bir arkadaşınıza doküman çizim ve sunum göndermek istiyorsanız göndereceğiniz kişinin Google’ a bağlı bir hesabının olup olmaması gibi sorun olmayacak. Bu sayede doküman ve sunumlarınızı diğer internet sitelerinde paylaşmanızda daha kolay hale geliyor.Ve böylece görüntülemek için ekstra bir işleme gerek kalmıyor. Fakat kişilerin doküman üzerinde düzenleme yapabilmeleri için Google hesabına giriş yapmaları gerekiyor.

Google üzerinden paylaşım yapan kullanıcının giriş yapıp yapmaması ona kalmış bir durum. Dokümanı alan kişi görüntüleyebilir fakat dosyalar üzerinde herhangi bir değişiklik yapamaz. Ancak dosyaları paylaşan kişinin ulaşabilirlik gibi ayarları yapması için Google hesabına giriş yapması gerekiyor. Eğer bu seçenekler yapılırsa yeni kullanıcılar bu dokümanı açamaz. Davet edilen kişiler ise dokümanı görüntülemeye devam edebilecek.