Eğitimde Google Apps

Okyanus Koleji e-posta ve döküman yönetimini Google Apps ile buluta taşıdı

okyanus koleji basari-hikayaleri Okyanus Koleji Web ve Yazılım Yönetmeni Tuncay Tekin ile Google Apps Education hakkında konuştuk.

Google Apps Education, Google tarafından okullara sunulan, entegre iletişim ve ortak çalışma çözümüdür.

Eğitim faaliyetine 2004 yılında, başlayan Okyanus kolejinin hızla büyüyerek eğitim seferberliğini devam ettiğini görüyoruz. Kısa zamanda bu kadar büyüme gösteren bir okul nasıl bir IT departmanına sahip?

Büyüyen bir kurumun gün geçtikçe değer kazanan ve genişleyen bir Okyanus IT birimine sahibiz. Bunun ile beraber sitemizdeki yenilikler de gelişim konusunda bizi tetikliyor.

Okul olarak, gerçekçi ve bilimsel bilgilere dayanan, teknolojik gelişmeleri takip eden bir yapı içerisinde ilerliyorsunuz. Bunu yakın zamanda Google Apps Education uygulamasını kullanmaya başlayarak da gösterdiniz? Peki Google Apps Education uygulamasına geçince IT departmanınızda nasıl bir değişim yaşandı?

Google Apps Education ile sadece IT departmanımız değil, tüm kurumumuzun iletişim ağı hızlandı ve kullanıcı potansiyelimiz arttı. Eski sistemimizde pek çok kullanıcımız sıkıntılı bir şekilde e-posta ve bilgi alışverişi yaptıkları için kurumsal e-posta adreslerini kullanmak dahi istemiyorlardı.

Google Apps Education uygulamasına geçmeye, öncesinde yaşanan bu sorunlar mı sizi zorladı?

Tabi. Genelde iletişimde ve hatalardaki geri bildirimlerdeki eksiklikler bazen kullanıcıyı çok acil olmasa bile e-postadan sonra telefon ile arama zorunluluğunda hissettiriyordu. Ayrıca aynı dosya üzerinden sürdürülen çalışmalar eş zamanlı olarak yapılamadığından ortada bir doküman karmaşası yaşanabiliyordu.

Google Apps Education sadece IT departmanında mı bir rahatlama yaşattı? Yoksa sağladığı mobilite eğitim alanında da size kolaylıklar sağladı mı?

Okyanus Kolejleri olarak, Google Apps Education uygulamasını ağırlıklı kurum içinde iletişim ve bilgi paylaşımında kullanıyoruz. Bu yönü ile doğru ve güvenilir bilgi paylaşımı konusunda IT birimine katkısı oldukça fazla oldu.

Mobilite kapsamında Google Apps Education’ın size sağladığı kolaylıklardan biraz bahseder misiniz?

Mail iletişiminin hızı yanında kullandığımız gruplar, paylaşabildiğimiz drive dökümanlar, takvim gibi uygulamalar sayesinde daha aktif bir şekilde iletişim halindeyiz. Bu sebeple hem eğitim hem de diğer unsurlarımızı daha aktif ve hızlı bir şekilde kullanabiliyoruz.

Hangout ile çalışmak öğrencilerinize ve öğretmenlerinize neler sağladı?

Senkron olarak anlık iletişim kurmaları konusunda hem öğretmenlerimize hemde öğrencilerimize katkısı olduğunu söylemek mümkün.

Google Apps Education’ın tüm bu sağladıklarının yanında maliyet olarak değerlendirdiğinizde neler söylersiniz?

Müşteri memnuniyetini ilke edinmiş bir eğitim kurumu olarak, eğitim alanında bize katkı sağlayabilecek her türlü uygulamayı takip etmeye çalışıyoruz. Bu konuda Google Apps Education uygulamasını bize katkıları yadsınamayacak kadar çok. Bu yönü ile düşündüğümüzde, bizim için maliyetinin hakkını fazlası ile verdiğini söyleyebilirim.

Google Apps eğitim sürümü ile ders notlarınızı bir klasörde toplayın

editör Burçin Bumin

Google Apps’in eğitim sürümünde birbirinde güzel özellikler bulunuyor. Bunlardan birisi de google drive üzerinden klasör oluşturmak. Bu özellik sayesinde istediğiniz bilgileri bir klasör altında toplayabiliyorsunuz. Yapmış olduğunuz projeleri yada derslerle ilgili yapılan araştırmaları tek tek dokümanlar halinde tutmak yerine oluşturmuş olduğunuz klasörde bu dokümanları bir arada tutabiliyorsunuz. Yine aynı şekilde dokümanlarda olduğu gibi klasörü kimlerle paylaşacağınıza siz karar verirken, klasörü görüntüleyenlere belirli yetkiler atayabiliyorsunuz. Bu sayede tek bir alan altında toplamak istediğiniz bilgilere ulaşması daha kolay ve daha güvenli oluyor.

Örneğin bir kitap konusunda herhangi bir araştırma yapıyorsunuz yada bir proje kapsamında öğrencilerin yapmış olduğu ödevleri değerlendirmeniz gerekiyor. Bunun için tek yapmanız gereken hazırlık a sınıfı şeklinde bir klasör oluşturmak ve hazırlık a ile ilgili çalışmaları bu klasörün altında toplamak. Bu özellik sayesinde elde etmiş olduğunuz notlar yada incelemek istediğiniz kaynaklar karışmazken, istenildiği zaman kolay bulunabilir bir yapıya sahip oluyor. Klasörü paylaşmak istediğiniz kişilerle paylaşmak ise çok kolay bunun için ilgili klasörü tıklayıp paylaş butonuna basmanız ve kimlerle paylaşacağınızı belirlemeniz yeterli . Hazırlık a sınıfı ile ilgili paylaştığınız bir klasör sadece hazırlık a da okuyan öğrencilerin velisi görebilirken, istediğiniz zaman istediğiniz yerden klasöre ulaşarak bilgileri de güncelleyebiliyorsunuz. Siz güncelleme yaptığınızda sistem bunu direkt kaydettiğinden yapmış olduğunuz her değişiklik anlık olarak görüntülenebiliyor.

Google Apps eğitim sürümü ile okullar toplantı notlarına kolayca ulaşıyor

editör Burçin Bumin

Google Apps uygulamasının vazgeçilmez bir parçası olan Google Dokümanlar’ın kullanıcılarına sağladığı imkanlar tek bir seçenekle sınırlı kalmıyor. Google Dokümanlar üzerinden birçok işlem gerçekleştirebilirsiniz.

İş hayatımızda yoğun olarak kullandığımız Google Apps, eğitim kurumlarınada büyük katkılar sağlıyor. Google Apps bu yönüyle, eğitim kurumlarında düzenli bir çalışma programı sağlarken diğer bir yandan da zamanla oluşabilecek bilgi kayıpları ortadan kaldırıyor. Nasıl mı? Gelin bunu bir örnekle açıklayalım.

Her okulda belirli aralıkla toplantılar düzenlenir. Bu toplantılarda alınan kararlar düzenlenerek bir dosyada saklanır. Bu dosyalara ulaşılmak istenildiğinde zaman zaman iletişim sorunları yaşanabilir. Çünkü yoğun çalışma ortamında insanlar aynı anda birbirlerine zaman ayıramayabilirler. Toplantı notlarına ulaşabilmek için kişilere bağlı kalmamak adına bu notlar Google Drive’da doküman oluşturularak ilgili kişilerle paylaşılır.

Google Drive’da doküman olarak oluşturulan toplantı notları istenildiği zaman ulaşılabilir bir yapıda olduğundan bu notlara göre çalışma yapmak isteyen kişiler, istedikleri zaman istedikleri yerden bu dokümana ulaşarak çalışabilirler. Toplantı notlarının kimlerle paylaşılacağını doküman sahibi belirleyebilirken, bu dokümanda değişiklik yapmasını istediği kişilere de doküman düzenleme yetisi verebilir. Böylece dokümanın güvenliği sağlanmış olur.

Google dokümanlarda tutulan bu notların hiç bir zaman kaybolma riski yoktur. Google Drive üzerinde oluşturulmuş olan dokümanlar her zaman ulaşılabilir bir yapıya sahiptir. Bulut üzerinde oluşturulan bu ortam, dosyalarda tutulan toplantı notları ile kıyaslandığında oluşabilecek kağıt karmaşası da ortadan kalkmış olur. Her hangi bir kişiye bağlı olmaksızın verilen yetki dahilinde ulaşabildiğiniz bu notlar sayesinde çalışmalarınıza hız kazandırarak, zamandan da tasarruf etmiş olursunuz.

Yıllık ders planlarınızı Google Apps eğitim sürümü ile hazırlayın

editör Burçin Bumin

Google Apps hayatımızın her alanında kullanılan bir uygulama haline geldi. Şirketler tarafından yoğun olarak kullanılan Google Apps artık okularda da verimli çalışmanın destekleyicisi olarak görülüyor. Peki okullarda neden Google Apps kullanmalıyız? Gelin birlikte inceleyelim. Öğretmenlerin verimliliğine ve öğrencilerin projelere katılımına büyük etkisi olduğu düşünülen bu uygulamanın birçok özelliği bulunuyor. Bunlardan birincisi; Google Drive

Yıllık ders planlarınızı ortaklaşa hazırlayabilirsiniz

Google Drive’ın sağladığı ortak çalışma özelliği sayesinde drive üzerinden oluşturulmuş olan bir dokümanda öğretmenler yıllık planlarını hazırlarken, aynı plan üzerinden işlem yapmak isteyen meslektaşları ile de bu dokümanı paylaşabilirler. Böylelikle paylaşım yetkisi bulunan kişiler, istedikleri yerden yada istedikleri cihazdan ilgili dokümana giriş yapıp karşılıklı olarak yıllık plan üzerinden çalışabilirler.

Yıllık planda çalışma yapan kişiler, gerekli gördükleri yerleri işaretleyerek, metin üzerinde yorum yapma yetkisine sahiptirler. Dokümanda düzeltilmesi gereken yada eklenmesi gereken notlar var ise bunlar yorum yapılarak belirtilir. Doküman üzerinde yapılan yorumlar ilgili kişiye mail olarak iletilirken, dokümanı açtığında da kimin nereye ne yorum yaptığını görebilir. Böylelikle doküman üzerinden çalışacak olan kişiler birbirlerinden bağımsız olarak kolaylıkla çalışırken, gerekli gördükleri noktada yorumlarla ilgili dokümana notlar düşebilirler.

Google Drive üzerinden hazırlanan yıllık ders planlarında kişiye bağlı kalınmadığından hızlı ve verimli sonuçlar alınır. Kağıt üzerinde hazırlanan dokümanlarla kıyaslandığında, oluşabilecek kağıt israfı ortadan kalkmış olur.

Eğitim kurumları hızla Google Apps’e geçiyor

editör Burçin Bumin

Google Apps’in işletme sürümü giderek yaygınlaşmaya başlarken, artık Google Apps’in sunduğu faydalardan eğitim kurumları da yararlanmaya başladı. Google Apps’in eğitim kurumlarına sunduğu imkanlara baktığımızda, ilerleyen dönemlerde okullarda daha etkin olarak kullanılacağı görülüyor. Google Apps eğitim sürümü sayesinde artık kurumlar düşük maliyetlerle hızlı ve etkin çözümlere sahip olabiliyorlar.

Google Apps’ın faydaları

Google Drive;

Eğitim kurumları Google Drive sayesinde müfredat belgeleri, yıllık yapılan okul planlamaları vb belgelere kolaylıkla ulaşabilirler. Bu belgelere ulaşmak için herhangi bir sınırlandırma yoktur. Eğitmenler istedikleri platformdan ( pc, tablet, telefon), istedikleri yerden bu belgelere ulaşıp çalışabilirler. Google Drive’da sunulan tek doküman üzerinden 50 kişiye kadar ortak çalışma imkanı sayesinde, eğitmenler tek bir doküman üzerinden ortaklaşa çalışabilirler. Drive üzerinden oluşturulabilen formlar, tablolar sayesinde daha hızlı bir çalışma sistemi sağlanmış olurken, rahatlıkla belge oluşturup bu belgeleri istedikleri kişilerle paylaşabilirler. Google formlar sayesinde istenildiği zaman online sınavlar düzenlenebilir.

Google Plus;

Eğitim kurumları Google Plus aracını etkinlerini paylaştıkları bir sosyal ağ olarak kullanabilirler. Kuruma ait düzenlenen etkinlikler, derslerde çekilen fotoğraflar yada ders kaynağı olarak yararlanılacak videolar rahatlıkla bu kanal yüklenerek depolanabilir. Google Plus’a yüklenen bu görsel içerikler belirlenen kişilerle anlık olarak paylaşılabilir.

Gmail;

Bu uygulama her ne kadar basit bir mail uygulaması olarak gözükse de eğitim kurumlarına büyük kolaylıklar sağlıyor. Mail uygulaması sayesinde kullanıcılarınızın hepsine kurumunuzun uzantısıyla g mail alt yapısıyla çalışan mail hesapları açabiliyorsunuz. Yani bu sistem sayesinde mail server tutmak zorunda kalmıyorsunuz. Kullanıcı dostu ara yüz sayesinde eğitim kurumunuz içerisinde kullanacağınız mail grupları için fazla zaman harcamak zorunda kalmıyorsunuz.

Sağlanan tüm bu imkanlar sayesinden kontrollü, sistematik bir şekilde işlerinizi yaparken,zamandan da tasarruf etmiş olursunuz.