2013 yılında kağıtsız ofis hedefi vizyonunu taşıyan Paperless 2013 sitesinde kağıtsız bir iş yeri için gerekli olan işlerin karşılığını öneren bir liste bulunuyor. Buna göre iş yerinizin daha az kağıdın bulunduğu bir hale dönüşmesi için öncelikle masa üstü bilgisayarınızda yaptığınız her işi bulut teknolojisine taşımanız gerekiyor. Bunlar içinde elzem olanlar ile ilgili önerileri şu şekilde sıralayabiliriz:

 

 

• Bir bulut depolama alanı kullanın. Google Drive, Skydrive, Dropbox gibi tüm dosyalarınızı oluşturup, kaydedip paylaşabileceğiniz bir yer. Google Drive 5 GB bedava yer alanı veriyor.

• Internet üzerinden faks gönderin. Bunun için Türkiye dahil pek çok ülkede gayet düşük maliyetli çözümler mümkün. Ayda 50 faksı bedava göndereceğiniz HelloFax‘ı deneyebilirsiniz.

• Faturalarınızı online olarak ödeyin. Bunu aslında Türkiye’deki pek çok bankanın web sitesi üzerinden yapabiliyorsunuz. Bankalardan gün geçtikçe artan talepler doğrultusunda Motorlu Taşıtlar Vergisinden, su, elektrik, doğal gaz harcamalarınıza kadar ödemelerinizi yapabiliyorsunuz.

• Tüm masraflarınızı bulut üzerinde saklayın. Bunu Google Drive üzerinde bir hesap tablosunda tutabileceğiniz gibi bir Zoho Creator Uygulamasıyla kendi muhasebe sisteminizle entegre hale de getirebilirsiniz.  Ayrıca bedava bir ürün olan Expensify‘yi de kullanabilirsiniz.

• Faturalarınızı online olarak gönderin. Bunun için henüz Türkiye’de yeni yeni çıkan uygulamaları görüyoruz. Bunlardan birisi de Mebadas. Bu ürün ile faturalarınız, bir yazıcıdan çıktısı alınıp kurye ile fiziksel olarak müşterinize gönderildiği gibi aynı anda kayıtlı elektronik posta ile PDF haline getirilmiş hali de müşterinizin e-posta adresine iletilir. Ayrıca Hesmut ürünüyle elektronik ortamda dilerseniz kayıtlı elektronik posta ile hesap mutabakatı ve hesap ekstresi gönderimleri de yapılabilir.

• Tabi bütün bunlar için bir adet tarayıcıya ihtiyacınız olacak. Piyasada çok var, dilediğinizi ve beğendiğinizi kullanabilirsiniz mesela Fujitsu SnapScan

Mobilite kavramı hayatımıza girip pek çok alışkanlığımızı değiştirmeye başladı. Daha esnek çalışma saatleri, evden çalışma (home office) gibi kağıtsız ofis hedefi de bunlardan birisi. 2013’de bazı şeyleri değiştirmeye ne dersiniz?