Aktif İleti operasyonlardan sorumlu genel müdür yardımcısı Levent Dinçarslan ile 5 yıllık Google Apps tecrübelerini konuştuk.

Aktif İleti 21 yaşında bir şirket olarak nasıl bir IT organizasyonuna sahip?

Aktif İleti elektronik tabanlı bir saha operasyonları şirketi; müşterilerimizin tüm Türkiye coğrafyasındaki saha operasyonları için 400’den fazla franchise ve 1200 kişilik bir saha ekibini yönetiyoruz. Bu da ciddi bir IT yapısı ihtiyacını ortaya çıkarıyor. Her gün onbinlerce adresi ziyaret ederek gönderiler teslim ediyoruz, sözleşmeler imzalıyoruz, veriler topluyoruz. Binlerce e-posta ve doküman üretiyoruz. Yaptığımız tüm operasyonlar elektronik tabanlı yani mobil cihazlar, mobil uygulamalar, in-house geliştirilmiş onlarca operasyonel yazılım, web tabanlı birçok müşteri uygulaması, buluttaki veri merkezleri gibi onlarca kalem IT gereksinimi ile çalışıyoruz. 16 kişilik bir IT ekibimiz var.

Google Apps bu IT mimariniz içerisinde nasıl bir yer kaplıyor?

Google Apps elbette öncelikle kurumsal e-posta ihtiyacımızı karşılıyor. Doküman yönetimi için de yoğun olarak kullanıyoruz. Ekiplerimiz kendi aralarında, tedarikçileri ile ve hatta müşterileri ile Hangouts aracını kullanarak her gün onlarca toplantı yapıyorlar. Bu bahsettiklerim şu an IT kurgumuz içerisinde küçük bir yer tutuyor, hatta asıl odağımızın çok uzağında ancak eskiden böyle değildi.

Daha önce bu konular daha mı önemli idi?

Evet; Google Apps öncesinde yani 2009 öncesinde kendi e-posta sunucularımız, dosya sunucularımız vardı. Bu konuda uzman sunucu yöneticimiz ve destek personelimiz vardı; sürekli yoğunlardı çünkü bu sunucularda çok sık sorunlar yaşardık, kesintiler söz konusu idi. Güvenlikleri ve donanım yönetimi gibi kaygılarımız vardı. Şimdi ise bu süreçler kendi kendine ilerler halde. Kullanıcılardan destek talepleri neredeyse yok denecek seviyede.

Google Apps’a geçmeye bu sorunlar mı sizi zorladı?

Hem evet hem hayır. Ciddi bir zaman ve emek yani para harcıyorduk e-posta, doküman yönetimi ve anlık mesajlaşma için ancak Google Apps’ı tercih ederken temel motivasyonumuz mobilite oldu.Eski mimari ile çalışanlarımız bir şekilde ofise bağımlı çalışıyorlardı çünkü sunucularımıza erişim ancak fiziksel ofislerimizde güvenli olabiliyordu. Google Apps ile bunu rahatlıkla aştık; oldukça güvenli halde her çalışanımıza istediği cihazdan e-postalarına, dokümanlarına erişim ve kolay iletişim imkanı sağladık.

Güvenlik konusunu biraz açabilir misiniz?

Önceki kurgularımızda sunucu güvenliği için öncelikle ağ güvenliği kaygımız vardı; bunun için çeşitli ürünler ve çözümler kullanıyorduk. Sunucu güvenliği için de aynı şekilde ek maliyetlerimiz vardı ancak yine de bir Google veri merkezi kadar güvenliğe kaynak ayırmamız imkansızdı. Google’ın güvenlik akreditasyonlarını oldukça yeterli bulduk.
Diğer taraftan şirket verilerimiz yani e-posta içeriklerimiz ve dokümanlarımız mecburen kullanıcıların bilgisayarlarında saklanıyordu. Çünkü kullanıcılar e-postaları yerel makinalarına indiriyorlar, dokümanları bu bilgisayarlarda üretip arşivliyorlardı. Google Apps ile hem yazışmalar hem de dokümanlar artık sadece bulutta tutulmaya başlandı ve kullanıcı cihazlarında güvenlik riski oluşturacak bir varlığımız kalmadı. Kullanıcılarımız tüm işleri için sadece bir internet tarayıcı kullanmaya başladılar.
Bunun yanında e-posta ile gelen virüs ve spam (istenmeyen) önemli bir konuydu. Lokal ya da sunucu bazlı yazılımlarla bunları güncel tutmak zorlandığımız bir konuydu. anca Google Apps ile virüs ve spam e-posta konularını tamamen hallettik diyebiliriz.

Mobilite iş akışlarınızı ve yaşamınızı nasıl etkiledi?

Devrimsel etkiledi. Tüm çalışanlarımıza ofissiz çalışabilme imkanı sunduk. İster tabletinden ister bilgisayarından, evinde veya bir kafede çalışabilme pratiğine gerçek anlamda ulaştık ve verimlilik sağladık. Artık İstanbul genel merkezimizde çalışıp Gelibolu’da yada İzmir’de yaşayan çalışanlarımız bile var.

Hangouts’u verimli kullanıyorsunuz o halde?

Hangouts bizim için çok kritik bir araç. Daha önce katılımcılar için ciddi zaman ve verimlilik kaybı olan toplantılarımızın artık tamamını Hangouts ile yapıyoruz. Daha kısa sürelerde, yorulmadan, trafiğe takılmadan daha çok şey konuşabiliyor, ortaklaşa çalışarak daha etkin sonuçlar üretebiliyoruz. Hangouts çok becerikli bir uygulama, ister cepten katılın ister bilgisayar başında olun işini iyi yapıyor. Sadece toplantılar değil anlık yazışma ihtiyacımızın tamamını da Hangouts ile karşılıyoruz. E-posta’nın bile yavaş kalabileceği zamanlarda anlık mesajlaşma çok şeyi çözüyor.
Hangouts toplantılarında metin, hesap tablosu gibi belgeleri ekran üzerinde paylaşabiliyor ve aynı anda birden çok kişi o belge üzerinde çalışıp, gerekli düzenlemeleri yapar hale geldik.

Google Apps’ın maliyetini kısaca değerlendirebilir misiniz?

5 yıl öncesindeki kurguya devam ediyor olsa idik; haliyle gelişmeler olacaktı ancak yine de IT bütçemizden hatırı sayılır bir bölümü bu konulara harcayacaktık.
Şu an ne e-posta, ne anlık mesajlaşma ne de doküman yönetimi için hiç bir sunucuya sahip değiliz. Fiziksel ya da sanal bir sunucu maliyetimiz olmadığı için bu sunucularda çalışacak yazılımların lisans maliyetleri de yok. Sunucu yönetecek insan kaynağına, sunucu güvenliği çözümlerine gerek yok, anti-virus ve anti-spam uygulamalarına gerek yok. Hatta söylediğim gibi destek ekibinin bu konular için zaman ayırmasına dahi gerek yok. 2009’da geçiş öncesi maliyet hesaplarımıza göre mevcut maliyetimizin %80’i kadar bir tasarruf öngörmüştük; gerçekleştiğini rahatlıkla söyleyebilirim.