Google Apps eğitim sürümünün sunduğu avantajlar sayesinde artık öğrenciler, aynı ortamda olmasalar bile birlikte aynı doküman üzerinden çalışabiliyorlar.
Ödevler yada proje çalışmaları bu sistem sayesinde artık daha kolay ve hızlı bir şekilde hazırlanabiliyor. Birlikte ortak çalışmayı destekleyen bu özellik sayesinde çalışma yapacak kişilerin aynı ortamda olması gerekmiyor. Hatta çalışma yapacak kişilerin ödev yada projeleri hazırlamak için aynı anda doküman üzerinden işlem yapmasına bile gerek kalmıyor.
Dokümanı oluşturan kişi, paylaşım ayarlarından belirli yetkiler vererek, dokümanı kimlerle paylaşılacağını ve kimlerin düzenleme yetkisine sahip olacağına karar verebiliyor. Böylelikle doküman sahibinin belirlediği kişiler ilgili dokümana giriş yapıp gerekli düzenlemeyi yapabiliyorlar. İstedikleri zaman, istedikleri ortamdan dokümana erişim yetkisi bulunan kişiler, herhangi bir bilgisayara bağlı kalmamaksızın çalışabiliyorlar. Çalışma yapılan doküman üzerinde sohbet panelini kullanarak karşılıklı sohbet edebilen öğrenciler, karasız kaldıkları kısımları karşılıklı yazışarak da paylaşabiliyorlar.
Birbirinden farklı zamanda doküman üzerinden çalışma yapan öğrenciler, doküman üzerinden herhangi bir not düşülmesi gerekiyorsa bunu belirledikleri alanı işaretleyerek doküman üzerine not düşebiliyorlar. Doküman üzerinde yapılan tüm çalışmalar kayıt altına alındığından dolayı, kimin hangi değişiklikleri yaptığına dosya geçmişinden kolaylıkla ulaşılabiliyor. Böylelikle doküman üzerinde kimin ne yaptığında istenildiği zaman kontrol edilerek ilerlenebiliyor.
Dokümanlar üzerinden karşılıklı paylaşımla ortaklaşa çalışma yapabilen öğrenciler Google Apps’in sunduğu bu özellik sayesinde daha verimli çalışarak, daha kolay karşılıklı bilgi alışverişi yapabiliyorlar.