Hesap mutabakatlarının internet üzerinden gönderimini sağlayan bir sistem olan HESMUT, gönderen şirkete zaman ve maliyet açısından fayda sağlarken, Rpost’la yani kayıtlı elektronik posta ile gönderildiğinden güvenli, kayıtlı ve takibi kolay bir sistemdir.
HESMUT, muhasebe paket programı ile entegre çalıştığından, şirkete ait tüm veriler sistemde tanımlıdır. Hesap mutabakat mektubu göndermek istenilen müşteriler, kodlarına göre ya da firmaların yanlarında bulunan kutucuğu işaretleyerek seçim işlemini gerçekleştirir. Seçme işlemi gerçekleştikten sonra Rpost üzerinden hesap mutabakat mektubunu gönderince işlem tamamlanmış olur.
HESMUT, Rpost’la elektronik posta olarak gönderildiğinden dolayı, gönderilen hesap mutabakat mektubu kişiye ulaşır ulaşmaz göndericinin ve alıcının iletim bilgileri, iletinin teslim ve okunma raporları kanıtlanabilir bir şekilde kaydedilir. Böylelikle Rpost’la elektronik posta olarak gönderdiğimiz hesap mutabakat mektubunun kaç kişiye ulaştığı, kaç kişi tarafından açıldığı ya da açılmadığı bilgisine ulaşılabilmektedir.
Rpost’la kayıtlı elektronik posta olarak gönderilen hesap mutabakat mektubu, mail olarak kişiye ulaşınca daha mail açılmadan ilgili kişi mail üzerinde özet tanımlamayı görür. Kişi mail üzerinde ilgili dosyayı açmadan direkt olarak şirket ve borç bakiyesine ulaşır.
Gönderilen mutabakat mektubunu açan kişi, ilgili dokümanı inceledikten sonra sayfanın altında bulunan mutabıkım ya da mutabık değilim butonunu tıklayarak cevap verir. İlgili butona tıklama yapıldığında sistem otomatik olarak mutabakat mektubunun cevaplarını sistemdeki raporlama bölümüne gönderir. Raporlama bölümüne gönderilen mutabakat mektupları, olumlu cevap verenler olumsuz yanıt verenler şeklinde filtrelendirilir. Eğer kişi gönderilen hesap mutabakat mektubunda mutabık değil ise, tıkladığında kişiye sistem tarafından cari hesap ekstresi gönderilir.
- Sistem tüm paket muhasebe programlarıyla entegre olarak çalışır.
- Zaman ve maliyet avantajı sağlar.
- Raporlama özelliği ile kolayca takip edilebilir.
- Kağıt kullanımını ortadan kaldırır.
- Mutabakat mektubuna cevap verenler ile cevap vermeyenler kolaylıkla tespit edilir.
Örnek e- posta içeriğinde görüldüğü gibi, ilgili kişiye gönderilen postada firmanın ne kadar borcunun olduğu bilgisi yer alır. İlgili kişi gelen hesap mutabakatına mutabık ise mailde yer alan mutabıkım butonuna tıklayarak ilgili mailie cevap verir. Eğer ilgili kişi söz konusu hesap mutabakatına mutabık değilse mutabık değilim butonunu tıklar ve mutabık olmayan kişiye sistem tarafından cari hesap ekstresi gönderilir.